Voor organisatoren

Support – voor organisatoren

Met de minste moeite zoveel mogelijk doen;

  • zet je account op
  • maak je event aan
  • bepaalt welke tickets aangemaakt moeten worden en
  • ga verkopen.

Daar komt het eigenlijk op neer en de daarbij meest voorkomende vragen die door organisators gesteld worden hebben we hieronder op een rijtje gezet om jou zo snel mogelijk van dienst te kunnen zijn.

En je betaald helemaal niets! Je kunt beginnen met het geheel en een account aanmaken, event aanmaken en tickets gaan verkopen zonder dat je iets betaald. Pas als er tickets verkocht worden hanteren wij een bedrag (€1,- per verkocht ticket) wat wij inhouden op de uitbetaling van jouw omzet! Zie info over tarieven

Mocht je toch nog een vraag hebben die hieronder niet staat? Neem gerust contact op.

Veelgestelde vragen - de beginselen

Je Account kun je zelf aanmaken door te registreren.
Wij vragen dan een aantal gegevens van je en je kunt een inlog maken.

Zorg dat je je KVK gegevens, bankgegevens en evt BTW gegevens bij de hand hebt!

Als je inlogt kom je in het dashboard terecht.
Daar kun je bij instellingen verschillende zaken instellen, te beginnen met een evenement.

  • Rechts bovenaan zie je ‘+ Maak nieuw evenement’ en die geef je een dikke klik
  • En daar vul je alle gegevens in die gevraagd worden.
    • Belangrijk om te weten: omschrijving van je evenement komt bovenaan in de shop te staan. Zet daar bijvoorbeeld de datum of andere algemene maar belangrijke info in

Kind kan de was doen 🧺

Evenement aangemaakt, dan ga je verder naar de tickets. Die vind je onder ‘Producten’

  • Klik op ‘Nieuw product’
  • Je kiest hier voor:
    • Nieuw tickets
    • Nieuwe voucher
    • Nieuwe donatie
      • De omschrijvingen staan vermeld, dus kies de optie die past bij jouw wens
  • Vervolgens vul je ook weer alle gevraagde gegevens in; belangrijk om te weten:
    • Omschrijving van het ticket: wordt in de shop weergegeven als toelichting voor dít ticket
    • BTW tarief voor evenementen is altijd 9%
    • Ticket capaciteit: Als de capaciteit behaald/verkocht is, komt automatisch ‘uitverkocht’ in de shop te staan bij dit ticket
    • Min. tickets per order: Heb je meerdere tickets, vink dan ‘Geen min’ aan. Als je een getal invult is een bezoeker verplicht om dit aantal af te nemen voor dit specifieke ticket. Let dus op bij evenementen met meerdere dagen!
    • Max. tickets per order: Hoeveel tickets mag een bezoeker per shopbezoek aankopen. Let op: als een bezoeker de shop nogmaals bezoekt kan hij nógmaals de maximale capaciteit aankopen, dan mogen we (AVG) niet beperken
    • Tijdstippen: dat is de tijd waarop een ticket beschikbaar komt in de ticketshop & tót wanneer. Buiten die tijd wordt ’ticket niet beschikbaar’ weergegeven

En opslaan die hap!

Je zit nog altijd in de instellingen / Evenementen / ‘gekozen evenement’ en nu gaan we naar de ‘Verkoopkanalen’

Precies; gewoon weer ‘Nieuw verkoopkanaal’ klikken en gegevens invullen.
Belangrijk om te weten:

  • Verplichte velden koper: Belangrijk om te kijken wát je van de bezoeker vraagt. Te weinig is niet goed voor je marketing, te veel is irritant voor de bezoeker!
  • Tickets: Hier kun je kiezen welke tickets wel/niet beschikbaar moeten zijn in deze shop. (je kunt dus voor sponsoren of Triple-A klanten een unieke shop opzetten mocht je dat willen)

Opslaan en je winkel is online.
Deel de link of zet ‘m achter een button op je website en het grote verkopen kan beginnen 🥳

Jazeker kan dat! kei simpel zelfs!

  • Wijziging in Evenement: het evenement geopend en klikken op algemeen, daar maak je je wijzigingen en die sla je op
  • Wijziging in tickets: ga naar producten en open het hamburgermenu áchter het product, dan kies je voor ‘bewerken’
  • Wijziging in shop: Zelfde: open het menu en bewerk je shop!

Het is handig en daarom mogelijk om een verkoopkanaal in ‘demo-modus’ te zetten zodat je kunt testen wat je bezoeker voor z’n kiezen krijgt, zónder zelf allemaal tickets voor je eigen evenement te moeten betalen!

Als je naar ‘verkoopkanaal wijzigen’ gaat, zie je al snel ‘Demo instellingen’ staan.
Als je daar de demomodus activeert kun je alles doen met je shop zónder daadwerkelijk te betalen.

Heb je dat gedaan en ga je daarna naar de shop, dan zie je ook staan dat de demomodus is geactiveerd.
Je besteld je tickets en doorloopt dus dezelfde stappen als je bezoeker, bij de 3e stap kies je voor een betaalmethode en klik op betalen. Ook daar zie je staan ‘Let op: dit is een testmode-betaling’.

Rond de betaling af door te kiezen wat de ‘status van uw betaling’ moet worden. Vink aan en klik op ‘ga verder’ en dan wordt het proces afgerond volgens de gekozen status.
Zo kun je dus álles bekijken wat een bezoeker ook te zien kan krijgen.

Je kunt ook de tickets downloaden maar LET OP: tickets die in de demo-modus gemaakt zijn, zijn allen ongeldig! Dus gebruik deze optie niet om gratis tickets aan te maken!!!

Niet vergeten om de demomodus te deactiveren!!!

Wil je een collega (of iemand anders) toegang geven tot het dashboard, dan kan dat natuurlijk.

Bij de instellingen zie je ook ‘Gebruikers’ staan. Sta je zelf ook tussen 😎
Iemand toevoegen doe je door ‘Nieuwe gebruiker’ aan te klikken en de benodigde gegevens in te vullen.

Let op: Jij bent en blijft de hoofdgebruiker van je organisatie. Dat betekend dat alleen jij scanners en gebruikers kunt toevoegen bijvoorbeeld.
Als je wil dat een andere gebruiker óók hoofdgebruiker wordt, dan kunnen wij dat voor je instellen en kun je dat vragen via [email protected] 

Wij moeten ons ook gewoon houden aan de Wet op het financieel toezicht, wat betekent dat wij het geld maar een paar dagen in (Derdengelden) beheer mogen hebben.
Dat zorgt ervoor dat wij de bedragen die wij ontvangen hebben, wekelijks uitbetalen aan de organisator. je hebt dus snel je geld en wij potten NIETS op!

En wij zorgen wel dat het inzichtelijk wordt, door een overzicht te maken hiervan. Dan krijg je maandelijks van ons zodat je helder zicht hebt op je eigen geld.
Eventuele (vooraf inzichtelijke) kosten worden rechtstreeks ingehouden en alles loopt via een (door DNB gecontroleerde) Derdengelden Rekening, dus wij worden volop gecontroleerd.
Alles om te zorgen dat het netjes en goed verloopt!

Het is de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat het ticket niet wordt doorgestuurd naar andere mensen. Elk ticket kan slechts 1 keer gebruikt worden! Na het scannen van een tickets geeft dit ticket géén toegang meer!

En wij hebben het filmpje van Gierige Gasten ook gezien en ons daartegen bewapend. Het is bij ons dan ook NIET mogelijk om 1 ticket 2x te laten scannen!!!

Overigens zijn alle PDF-tickets beveiligd tegen bewerken, zodat ook daar geen ongewenste zaken mee kunnen worden uitgehaald.

Veelgestelde vragen - het finetunen

De beginselen heb je voor elkaar en nu is het zaak om te finetunen, zodat je jouw event-uitstraling in de shop en op de tickets kunt plaatsen en nog véél meer mooie dingen!

Zeker kan dat. Hieronder de stappen voor het aanpassen van een ticket, maar voor je verkoopkanaal werkt dat vergelijkbaar:

Voor het ticket: Binnen je evenement klik je op producten. Daar staat achter het product dat je wil wijzigen een hamburgermenu; daar kies je voor ‘ontwerp’.

  • Daar kun je bij ‘Ticket afbeelding’ een afbeelding naartoe slepen of ‘bladeren op je apparaat’ voor de opzoeken juiste afbeelding.
  • Daaronder staat ‘Ticket tekst’ waar je per ticket een specifieke tekst kunt toevoegen.

Klik je op ‘opslaan & voorbeeld weergeven’ dan zie je direct het resultaat, en dus ook wáár en hoe de tekst wordt weergegeven.
(het voorbeeld ticket heeft uiteraard een ongeldige QR-code)

Jazeker kan dat!

Selecteer via het selectievakje vooraan welke producten je als ‘Bulkactie’ wil aanpassen en klik (boven) op de button Bulkacties.
Vervolgens heb je dezelfde stappen als bij individuele aanpassing maar wordt het op alle tickets toegepast, dus:

  • Daar kun je bij ‘Ticket afbeelding’ een afbeelding slepen of ‘bladeren op je apparaat’ voor de juiste afbeelding.
  • Daaronder staat ‘Ticket tekst’ zodat je per ticket een specifieke tekst kunt toevoegen.

Wil je vervolgens een voorbeeld zien, dan kun je dat via een individueel ticket doen onder ‘ontwerp’ via het hamburger menu.

De capaciteit gebruik je om tickets als het ware ‘bij elkaar op te tellen’.

Je verkoopt voor je evenement bijvoorbeeld zowel dagtickets als een weekendticket & de totale capaciteit van je evenement/zaal is 500 bezoekers.
Dan kun je een ‘nieuwe capaciteit’ aanmaken zodat je voorkomt dat je te veel gaat verkopen (individueel bijvoorbeeld 300 weekendtickets en 250 dagtickets, dan heb je 50 personen té veel aan je ingang staan die er niet in kunnen. Én je wil dit niet handmatig blijven checken en aanpassen)

Klik je op ‘nieuwe capaciteit’ dan

  • wordt eerst een titel gevraagd (bijvoorbeeld ‘Zaterdag’).
  • Omschrijving is optioneel
  • Capaciteit is het totale aantal wat je wil verkopen (in dit voorbeeld 500)
  • Bij producten selecteer je dan je zaterdag-ticket en je weekendticket

Als er nu gezamenlijk 500 tickets worden verkocht (zaterdag & weekend bij elkaar opgeteld) dan worden beide tickets automatisch op ‘uitverkocht’ gezet.
Bovenstaande stappen kun je dan ook uitvoeren voor bijvoorbeeld ‘Zondag’ tickets, enz.

Het kan zijn dat je je tickets écht op persoonlijke info wil controleren, bijvoorbeeld in verband met leeftijd.

Als je een verkoopkanaal aanmaakt of wijzigt, zie je zo ongeveer op de helft ‘Producten moeten gepersonaliseerd worden na afronden bestelling’. Als je dat selecteert krijgen bezoekers in de bevestiging de verplichting om een naam en email-adres te koppelen pér ticket, pas daarna kunnen tickets worden gedownload.

Ook dat kun je proberen in de demo-modus!

Een scanner aanmaken betekend iemand toegang verlenen tot onze scanner-App, dus gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken en instellen wát deze persoon allemaal kan scannen.

In het dashboard van Ticketbuy (dus account aangemaakt en ingelogd), vind je bij de instellingen: Scanners.

Daar klik je op ‘nieuwe scanner’ en vul je alles aan.
Wat daarin weer van belang is:

  • Gebruikersnaam: Mag geen spatie bevatten, koppelteken of liggend streepje mag wel (maar moet op mobiel worden ingevuld, is niet altijd prettig om in te voeren…)
  • LET OP: het opgegeven wachtwoord is NIET te achterhalen. Als een gebruiker en organisatie dit niet meer weten, is het wél mogelijk om ‘weergeven’ (via hamburgermenu) uit te voeren en een nieuw wachtwoord in te stellen.
  • Maak een juiste selectie in machtigingen, oftewel welke tickets de persoon mag scannen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld bij de entree géén mogelijkheid te geven om een muntenvoucher te scannen (want die verliest dan de geldigheid!)

Je kunt scanners ook altijd verwijderen of tijdelijk deactiveren,

De scanner moet nu de App nog even downloaden, die kun je hier terugvinden

En scannen maar 📱

De gegevens van bezoekers/kopers kun je inzien en kun je downloaden, maar houdt er rekening mee dat deze gegevens alleen gebruikt mogen worden volgens de regels van AVG, nergens anders voor.
Wij zijn als TicketBuy hiervoor niet verantwoordelijk, maar hou het gewoon netjes aub 🙂

En wil je gebruik maken van die gegevens, dan ga je naar bestellingen.
Klik op het selectievakje van de regels die je wil exporteren. Wil je álles exporteren, dan selecteer je het bovenste vakje. Let op: Je selecteert daarmee alleen de gegevens die op die pagina zichtbaar zijn. Wil je álle gegevens exporteren, dan klik je op de button Selecteer Alles.

Heb je dat gedaan, dan klik je bovenaan op de drop-down ‘Bulkacties’ en kun je kiezen om het als Excel bestand of als .CSV bestand te downloaden.

Hierbij kun je ook gebruik maken van de beschikbare filters, zodat je bijvoorbeeld de ticketbuyers van een bepaalde periode kunt exporteren. Hanteer dan het filter vóórdat je in stap één de tickets selecteert via het selectievakje.

PS: Tickets kun je ook exporteren, dat werkt hetzelfde als bovenstaande omschrijving.

Wij hebben een code die je kunt importeren op je website.
Als je die wil ontvangen dan stuur even een mail naar [email protected] waarin je aangeeft voor wélke shop je de code wil ontvangen, sturen wij je die toe 👊

Nee hoor! Wij zijn er voor iedereen die een evenement wil opstarten. Iedereen mag gebruik maken van onze professionele ticketing oplossingen. Of het nu voor een party, festival, studentenfeest, trouwfeest, bijeenkomst of conferentie is.

Wat wel vermeld moet worden, is dat wij ons houden aan alle regels van de Nederlandse Bank en dat wij daarom in onze Algemene Voorwaarden hebben opgenomen dat wij de keuze hebben om organisatoren te weigeren, als er een (reële) verdenking is van illegale praktijken. In wat voor vorm dan ook!

Dus wij doen altijd even onderzoek naar onze klanten maar; heb je niets te verbergen, dan heb je ook niets te vrezen!

Ja, zonder problemen!

Bij het aanmaken van een ticket geef je een verkoopprijs op van €0.00
Maak nu een unieke shop aan waar je deze tickets aan koppelt, zo kan iedereen die toegang heeft tot deze shop tickets ‘kopen’ en bij het afrekenen nul euro betalen, oftewel de betaalstap overslaan. Zo kun je gemakkelijk tickets maken voor sponsoren of andere belanghebbenden.

LET OP: Iedereen die toegang heeft tot deze shop kan dus gratis tickets aanmaken, deze tickets zijn gewoon geldig en geven toegang.
Wees dus voorzichtig met het delen van de shop!

Andere vragen? Kom maar op!

    Dit formulier wordt beschermd door reCAPTCHA. Het Privacybeleid en de Servicevoorwaarden van Google zijn hierop van toepassing.

    Reviews

    Kunnen wij je ergens bij helpen?