Voor organisatoren

Als je inlogt kom je in het dashboard terecht.
Daar kun je bij instellingen verschillende zaken instellen, te beginnen met een evenement.

• Rechts bovenaan zie je ‘+ Maak nieuw evenement’ en die geef je een dikke klik
• En daar vul je alle gegevens in die gevraagd worden.
  • Belangrijk om te weten: omschrijving van je evenement komt bovenaan in de shop te staan. Zet daar bijvoorbeeld de datum of andere algemene maar belangrijke info in

Kind kan de was doen 🧺

LET OP: Het evenement is hier een ‘activiteit’. Dus een festival van 3 dagen is één evenement.
Onder dit evenement vallen straks álle producten (tickets) die bij deze activiteit horen en ook alle shops vind je hier terug.
In één evenement kun je dus meerdere producten & shops aanmaken!

Evenement aangemaakt, dan ga je verder naar de tickets. Die vind je onder ‘Producten’

• Klik op ‘Nieuw product’
• Je kiest hier voor:
  • Nieuw tickets
  • Nieuwe voucher
  • Nieuwe donatie
    • De omschrijvingen staan vermeld, dus kies de optie die past bij jouw wens
• Vervolgens vul je ook weer alle gevraagde gegevens in; belangrijk om te weten:
  • Omschrijving van het ticket: wordt in de shop weergegeven als toelichting voor dít ticket
  • BTW tarief voor evenementen is altijd 9%
  • Ticket capaciteit: Als de capaciteit behaald/verkocht is, komt automatisch ‘uitverkocht’ in de shop te staan bij dit ticket
  • Min. tickets per order: Heb je meerdere tickets, vink dan ‘Geen min’ aan. Als je een getal invult is een bezoeker verplicht om dit aantal af te nemen voor dit specifieke ticket. Let dus op bij evenementen met meerdere dagen!
  • Max. tickets per order: Hoeveel tickets mag een bezoeker per shopbezoek aankopen. Let op: als een bezoeker de shop nogmaals bezoekt kan hij nógmaals de maximale capaciteit aankopen, dan mogen we (AVG) niet beperken
  • Tijdstippen: dat is de tijd waarop een ticket beschikbaar komt in de ticketshop & tót wanneer. Buiten die tijd wordt ‘ticket niet beschikbaar’ weergegeven

En opslaan die hap!

Je zit nog altijd in de instellingen / Evenementen / ‘gekozen evenement’ en nu gaan we naar de ‘Verkoopkanalen’

Precies; gewoon weer ‘Nieuw verkoopkanaal’ klikken en gegevens invullen.
Belangrijk om te weten:

• Verplichte velden koper: Belangrijk om te kijken wát je van de bezoeker vraagt. Te weinig is niet goed voor je marketing, te veel is irritant voor de bezoeker!
• Tickets: Hier kun je kiezen welke tickets wel/niet beschikbaar moeten zijn in deze shop. (je kunt dus voor sponsoren of Triple-A klanten een unieke shop opzetten mocht je dat willen)

Opslaan en je winkel is online.
Deel de link of zet ‘m achter een button op je website en het grote verkopen kan beginnen 🥳

Jazeker kan dat! kei simpel zelfs!

• Wijziging in Evenement: het evenement geopend en klikken op algemeen, daar maak je je wijzigingen en die sla je op
• Wijziging in tickets: ga naar producten en open het hamburgermenu áchter het product, dan kies je voor ‘bewerken’
• Wijziging in shop: Zelfde: open het menu en bewerk je shop!

Het is handig en daarom mogelijk om een verkoopkanaal in ‘demo-modus’ te zetten zodat je kunt testen wat je bezoeker voor z’n kiezen krijgt, zónder zelf allemaal tickets voor je eigen evenement te moeten betalen!

Als je naar ‘verkoopkanaal wijzigen’ gaat, zie je al snel ‘Demo instellingen’ staan.
Als je daar de demomodus activeert kun je alles doen met je shop zónder daadwerkelijk te betalen.

Heb je dat gedaan en ga je daarna naar de shop, dan zie je ook staan dat de demomodus is geactiveerd.
Je besteld je tickets en doorloopt dus dezelfde stappen als je bezoeker, bij de 3e stap kies je voor een betaalmethode en klik op betalen. Ook daar zie je staan ‘Let op: dit is een testmode-betaling’.

Rond de betaling af door te kiezen wat de ‘status van uw betaling’ moet worden. Vink aan en klik op ‘ga verder’ en dan wordt het proces afgerond volgens de gekozen status.
Zo kun je dus álles bekijken wat een bezoeker ook te zien kan krijgen.

Je kunt ook de tickets downloaden maar LET OP: tickets die in de demo-modus gemaakt zijn, zijn allen ongeldig! Dus gebruik deze optie niet om gratis tickets aan te maken!!!

Niet vergeten om de demomodus te deactiveren!!!

Wil je een collega (of iemand anders) toegang geven tot het dashboard, dan kan dat natuurlijk.

Bij de instellingen zie je ook ‘Gebruikers’ staan. Sta je zelf ook tussen 😎
Iemand toevoegen doe je door ‘Nieuwe gebruiker’ aan te klikken en de benodigde gegevens in te vullen.

Let op: Jij bent en blijft de hoofdgebruiker van je organisatie. Dat betekend dat alleen jij scanners en gebruikers kunt toevoegen bijvoorbeeld.
Als je wil dat een andere gebruiker óók hoofdgebruiker wordt, dan kunnen wij dat voor je instellen en kun je dat vragen via support@ticketbuy.nl 

Wij moeten ons ook gewoon houden aan de Wet op het financieel toezicht, wat betekent dat wij het geld maar een paar dagen in (Derdengelden) beheer mogen hebben.
Dat zorgt ervoor dat wij de bedragen die wij ontvangen hebben, wekelijks uitbetalen aan de organisator. je hebt dus snel je geld en wij potten NIETS op!

En wij zorgen wel dat het inzichtelijk wordt, door een overzicht te maken hiervan. Dan krijg je maandelijks van ons zodat je helder zicht hebt op je eigen geld.
Eventuele (vooraf inzichtelijke) kosten worden rechtstreeks ingehouden en alles loopt via een (door DNB gecontroleerde) Derdengelden Rekening, dus wij worden volop gecontroleerd.
Alles om te zorgen dat het netjes en goed verloopt!

Het is de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat het ticket niet wordt doorgestuurd naar andere mensen. Elk ticket kan slechts 1 keer gebruikt worden! Na het scannen van een tickets geeft dit ticket géén toegang meer!

En wij hebben het filmpje van Gierige Gasten ook gezien en ons daartegen bewapend. Het is bij ons dan ook NIET mogelijk om 1 ticket 2x te laten scannen!!!

Overigens zijn alle PDF-tickets beveiligd tegen bewerken, zodat ook daar geen ongewenste zaken mee kunnen worden uitgehaald.

Jazeker kan dat!

Selecteer via het selectievakje vooraan welke producten je als ‘Bulkactie’ wil aanpassen en klik (boven) op de button Bulkacties.
Vervolgens heb je dezelfde stappen als bij individuele aanpassing maar wordt het op alle tickets toegepast, dus:

• Daar kun je bij ‘Ticket afbeelding’ een afbeelding slepen of ‘bladeren op je apparaat’ voor de juiste afbeelding.
• Daaronder staat ‘Ticket tekst’ zodat je per ticket een specifieke tekst kunt toevoegen.

Wil je vervolgens een voorbeeld zien, dan kun je dat via een individueel ticket doen onder ‘ontwerp’ via het hamburger menu.

De capaciteit gebruik je om tickets als het ware ‘bij elkaar op te tellen’.

Je verkoopt voor je evenement bijvoorbeeld zowel dagtickets als een weekendticket & de totale capaciteit van je evenement/zaal is 500 bezoekers.
Dan kun je een ‘nieuwe capaciteit’ aanmaken zodat je voorkomt dat je te veel gaat verkopen (individueel bijvoorbeeld 300 weekendtickets en 250 dagtickets, dan heb je 50 personen té veel aan je ingang staan die er niet in kunnen. Én je wil dit niet handmatig blijven checken en aanpassen)

Klik je op ‘nieuwe capaciteit’ dan

• wordt eerst een titel gevraagd (bijvoorbeeld ‘Zaterdag’).
• Omschrijving is optioneel
• Capaciteit is het totale aantal wat je wil verkopen (in dit voorbeeld 500)
• Bij producten selecteer je dan je zaterdag-ticket en je weekendticket

Als er nu gezamenlijk 500 tickets worden verkocht (zaterdag & weekend bij elkaar opgeteld) dan worden beide tickets automatisch op ‘uitverkocht’ gezet.
Bovenstaande stappen kun je dan ook uitvoeren voor bijvoorbeeld ‘Zondag’ tickets, enz.

Een coupon is een code die je aanmaakt en die je aan een bezoeker kunt sturen. Met een coupon/code kan een bezoeker een korting krijgen van een vast bedrag of van een percentage.
Die korting is te verwerken op een volledige bestelling of op een product.

Wil je iemand bijvoorbeeld 2 gratis tickets verschaffen, dan maak je 2 codes aan die 100% korting geven op een product.

Dat doe je als volgt:

• Klik onder ‘instellingen’ op ‘Coupons’
• Daar maak je een ‘nieuwe coupon’ aan
  • Vul alle gegevens in en bepaal of het een vast bedrag of percentage is, en of het een korting is op één of meerdere producten (tickets) of op de gehele bestelling.
  • Als je kiest voor product geef je hier ook aan voor welk product/ticket de korting geldt
• Heb je een coupon aangemaakt dan moeten er nog codes worden voorzien. Klik hiervoor op het hamburger-menu achter de regel van de bewuste coupon
  • Klik op nieuwe codes
  • Geef het aantal codes op wat je wil aanmaken (je kunt altijd meerdere codes maken of codes verwijderen
  • Geef aan hoe lang een code moet zijn en hoe deze moet zijn opgebouwd

Vervolgens kun je deze codes naar je bezoekers sturen en kunnen zij deze toepassen in de shop!
Je kunt via ‘Bulkacties’ de gehele lijst exporteren naar een Excel-file als je wil, dat maakt de verspreiding vaak wat gemakkelijker.

In het overzicht met de codes kun je bekijken welke codes al gebruikt zijn en welke nog niet.
Houd wel goed bij welke codes je verzonden hebt, want elke code is maar één keer te gebruiken!

–Extra info– Een bezoeker kan het restbedrag van een coupon altijd online opvragen. Meer info hierover is op onze helpdesk-pagina voor bezoekers te vinden

Pakketten zijn samengestelde producten die gezamenlijk verkocht kunnen worden. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen dat drankmunten alleen in een pakket met een toegangsticket verkocht kunnen worden. Of dat het kopen (meerdere) van tickets voor verschillende datums goedkoper kunnen worden aangeschaft (combi-voordeel).
Het is ook mogelijk om op die manier bijvoorbeeld alléén campingtickets te verkopen icm een toegangsticket.

Een pakket maak je door in je dashboard bij het evenement (waar je ook de producten en shop aanmaakt) te klikken op Pakketten en vervolgens op ‘nieuw pakket’.
Daar geef je het pakket een naam & omschrijving en kies je welke producten in het pakket terecht mogen komen. Alle producten zijn te kiezen.

Vervolgens hang je een prijs aan het pakket, zodat je bijvoorbeeld een dagticket á €10,- en een muntencoupon á €15,- kunt aanbieden voor een pakketprijs van €22,50
Na het ingeven van de overige benodigde informatie kun je het pakket opslaan.

Let op dat je het pakket ook toevoegt aan de shop 😉

Het kan zijn dat je je tickets écht op persoonlijke info wil controleren, bijvoorbeeld in verband met leeftijd.

Als je een verkoopkanaal aanmaakt of wijzigt, zie je zo ongeveer op de helft ‘Producten moeten gepersonaliseerd worden na afronden bestelling’. Als je dat selecteert krijgen bezoekers in de bevestiging de verplichting om een naam en email-adres te koppelen pér ticket, pas daarna kunnen tickets worden gedownload.

Ook dat kun je proberen in de demo-modus!

Een scanner aanmaken betekend iemand toegang verlenen tot onze scanner-App, dus gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken en instellen wát deze persoon allemaal kan scannen.

In het dashboard van Ticketbuy (dus account aangemaakt en ingelogd), vind je bij de instellingen: Scanners.

Daar klik je op ‘nieuwe scanner’ en vul je alles aan.
Wat daarin weer van belang is:

• Gebruikersnaam: Mag geen spatie bevatten, koppelteken of liggend streepje mag wel (maar moet op mobiel worden ingevuld, is niet altijd prettig om in te voeren…)
• LET OP: het opgegeven wachtwoord is NIET te achterhalen. Als een gebruiker en organisatie dit niet meer weten, is het wél mogelijk om ‘weergeven’ (via hamburgermenu) uit te voeren en een nieuw wachtwoord in te stellen.
• Maak een juiste selectie in machtigingen, oftewel welke tickets de persoon mag scannen. Dit kan handig zijn om bijvoorbeeld bij de entree géén mogelijkheid te geven om een muntenvoucher te scannen (want die verliest dan de geldigheid!)

Je kunt scanners ook altijd verwijderen of tijdelijk deactiveren,

De scanner moet nu de App nog even downloaden, die kun je hier terugvinden

En scannen maar 📱

De gegevens van bezoekers/kopers kun je inzien en kun je downloaden, maar houdt er rekening mee dat deze gegevens alleen gebruikt mogen worden volgens de regels van AVG, nergens anders voor.
Wij zijn als TicketBuy hiervoor niet verantwoordelijk, maar hou het gewoon netjes aub 🙂

En wil je gebruik maken van die gegevens, dan ga je naar bestellingen.
Klik op het selectievakje van de regels die je wil exporteren. Wil je álles exporteren, dan selecteer je het bovenste vakje. Let op: Je selecteert daarmee alleen de gegevens die op die pagina zichtbaar zijn. Wil je álle gegevens exporteren, dan klik je op de button Selecteer Alles.

Heb je dat gedaan, dan klik je bovenaan op de drop-down ‘Bulkacties’ en kun je kiezen om het als Excel bestand of als .CSV bestand te downloaden.

Hierbij kun je ook gebruik maken van de beschikbare filters, zodat je bijvoorbeeld de ticketbuyers van een bepaalde periode kunt exporteren. Hanteer dan het filter vóórdat je in stap één de tickets selecteert via het selectievakje.

PS: Tickets kun je ook exporteren, dat werkt hetzelfde als bovenstaande omschrijving.

Wij hebben een code die je kunt importeren op je website.
Als je die wil ontvangen dan stuur even een mail naar support@ticketbuy.nl waarin je aangeeft voor wélke shop je de code wil ontvangen, sturen wij je die toe 👊

Nee hoor! Wij zijn er voor iedereen die een evenement wil opstarten. Iedereen mag gebruik maken van onze professionele ticketing oplossingen. Of het nu voor een party, festival, studentenfeest, trouwfeest, bijeenkomst of conferentie is.

Wat wel vermeld moet worden, is dat wij ons houden aan alle regels van de Nederlandse Bank en dat wij daarom in onze Algemene Voorwaarden hebben opgenomen dat wij de keuze hebben om organisatoren te weigeren, als er een (reële) verdenking is van illegale praktijken. In wat voor vorm dan ook!

Dus wij doen altijd even onderzoek naar onze klanten maar; heb je niets te verbergen, dan heb je ook niets te vrezen!

Ja, zonder problemen!

Bij het aanmaken van een ticket geef je een verkoopprijs op van €0.00
Maak nu een unieke shop aan waar je deze tickets aan koppelt, zo kan iedereen die toegang heeft tot deze shop tickets ‘kopen’ en bij het afrekenen nul euro betalen, oftewel de betaalstap overslaan. Zo kun je gemakkelijk tickets maken voor sponsoren of andere belanghebbenden.

LET OP: Iedereen die toegang heeft tot deze shop kan dus gratis tickets aanmaken, deze tickets zijn gewoon geldig en geven toegang.
Wees dus voorzichtig met het delen van de shop!

Een andere optie is om met coupons te werken, zodat sponsoren een code krijgen waarmee ze in de shop een gratis ticket kunnen krijgen of een korting.
Meer info hierover is hier te vinden.