Als organisator van een evenement wil je natuurlijk grip houden op je kosten. Je hebt je budget zorgvuldig opgesteld, je ticketprijzen berekend, en je verwachte inkomsten doorgerekend. Maar dan komt de afrekening van je ticketing partner, en blijken er opeens kosten bij te komen waar je niet op gerekend had.
Helaas is dit een herkenbaar scenario voor veel eventorganisatoren. Verborgen kosten kunnen je winstmarge flink aantasten en voor vervelende verrassingen zorgen. In deze blog neem ik je mee langs de meest voorkomende valkuilen.
Welke verborgen kosten kun je tegenkomen?
1. Setup- en implementatiekosten
Sommige ticketing platforms rekenen éénmalige opstartkosten. Dit kan gaan om bedragen variërend van enkele tientallen tot honderden euro’s, alleen maar om je evenement in hun systeem te kunnen zetten. Voor kleinere evenementen kan dit al een flink deel van je budget opslokken voordat je überhaupt één ticket verkocht hebt.
2. Maandelijkse abonnementskosten
Een andere veelvoorkomende kostenpost zijn de vaste maandelijkse bedragen. Of je nu tickets verkoopt of niet, deze kosten blijven doorlopen. Voor organisatoren die slechts één of twee evenementen per jaar organiseren, betaal je effectief voor maanden waarin je het systeem helemaal niet gebruikt.
3. Transactiekosten bovenop de servicekosten
Je betaalt al servicekosten per verkocht ticket, maar dan blijken er ook nog eens aparte transactiekosten voor de betaalverwerking te zijn. Deze worden vaak niet expliciet genoemd in de tariefpagina’s, maar duiken pas op in de kleine lettertjes of in de eerste factuur.
Er zijn ook ticketing bedrijven die lage servicekosten hebben, maar de betaling loopt dan via je eigen betaalprovider (zoals bijvoorbeeld Mollie). Dat kán, maar vanuit de betaalprovider krijg je ook kosten per transactie. Die moet je wel bij het geheel optellen natuurlijk.
4. BTW die later wordt doorberekend
Let goed op of de gepresenteerde prijzen inclusief of exclusief BTW zijn. Een ticketprijs van €0,85 exclusief BTW wordt al snel €1,03 inclusief BTW. Dat is een verschil van ruim 20% dat je misschien niet meteen doorhebt bij het vergelijken van aanbieders.
5. Kosten voor standaardfunctionaliteiten
Bij sommige platforms betaal je extra voor functies die je eigenlijk als standaard zou verwachten: een scan-app voor toegangscontrole, rapportages en statistieken, e-mailnotificaties naar bezoekers, of de mogelijkheid om je eigen huisstijl te gebruiken. Deze “premium features” kunnen flink oplopen.
6. Vertraagde uitbetalingen
Hoewel dit geen directe kostenpost is, kan het wel impact hebben op je cashflow. Sommige platforms houden je geld weken vast voordat ze uitbetalen. Voor organisatoren die leveranciers moeten betalen of voorinvesteringen moeten doen, kan dit problematisch zijn.
7. Onduidelijke kostenstructuren
Misschien wel de grootste valkuil: tariefstructuren die zo complex zijn dat je als organisator nauwelijks kunt doorrekenen wat je uiteindelijk kwijt bent. Percentages gecombineerd met vaste bedragen, verschillende tarieven per betalingsmethode, en kortingsstructuren die alleen gelden onder bepaalde voorwaarden maken het vergelijken van aanbieders vrijwel onmogelijk.
Waar moet je op letten?
Als je op zoek gaat naar een ticketing partner, stel dan de volgende vragen:
- Zijn alle kosten inclusief BTW? Vraag expliciet naar het totaalbedrag dat je per ticket kwijt bent.
- Zijn er opstartkosten of abonnementskosten? En zo ja, wanneer en hoe worden die berekend?
- Wat is precies inbegrepen? Zijn betaalkosten, scan-apps en rapportages standaard, of moet je daar extra voor betalen?
- Hoe snel wordt er uitbetaald? En zijn daar voorwaarden of drempelbedragen aan verbonden?
- Kun je de kosten zelf bepalen? Mag je kiezen of je de servicekosten doorberekent aan bezoekers of in de ticketprijs verwerkt?
Vraag om een concreet rekenvoorbeeld op basis van jouw verwachte ticketverkoop. Dan weet je precies waar je aan toe bent.
De heldere prijsstelling van TicketBuy
Bij TicketBuy geloven we in transparantie. Geen verrassingen, geen kleine lettertjes, geen vage kostenstructuren. Onze tarieven zijn zo simpel mogelijk:
€1,- per verkocht ticket, all-in
Dat betekent:
- Inclusief BTW
- Inclusief iDEAL-kosten
- Geen setupkosten
- Geen maandelijkse abonnementskosten
- Geen servicekosten of andere verborgen bedragen
Je weet dus precies waar je aan toe bent. Verkoop je 100 tickets? Dan betaal je €100,-. Verkoop je er 500? Dan betaal je €500,-. Simpeler kan niet.
Zelf bepalen hoe je de kosten verwerkt
Bij TicketBuy bepaal je zelf hoe je met de kosten omgaat. Je hebt drie opties:
- Verwerk het in de ticketprijs – Wil je per ticket €20,- overhouden? Zet je ticketprijs dan op €21,-. De bezoeker betaalt €21,- en jij ontvangt €20,-.
- Reken het door als servicekosten – Maak de kosten transparant door ze als aparte post te tonen aan de bezoeker.
- Neem de kosten voor eigen rekening – Je kunt er ook voor kiezen om de €1,- zelf te betalen en je bezoekers de exacte ticketprijs te laten betalen.
Hoe je het ook wilt doen, het is jouw keuze.
Wekelijkse uitbetalingen
Je hoeft niet weken te wachten op je geld. TicketBuy betaalt wekelijks uit, zodat je snel kunt beschikken over je inkomsten. Handig als je leveranciers moet betalen of andere uitgaven hebt in de aanloop naar je evenement.
Helder overzicht
In je eigen dashboard zie je continu een overzichtelijke specificatie van alle verkochte tickets en de bijbehorende kosten. Geen verrassingen, gewoon duidelijkheid.
Meer dan 1000 tickets?
Organiseer je een groot evenement en verwacht je meer dan 1000 tickets te verkopen? Neem dan contact op met TicketBuy. Voor grotere aantallen maken ze graag een prijs op maat, zodat je ook bij grote evenementen kunt profiteren van scherpe tarieven.
Tot slot
Het kiezen van een ticketing partner gaat niet alleen om de laagste prijs per ticket. Het gaat om betrouwbaarheid, duidelijkheid en geen vervelende verrassingen achteraf. Verborgen kosten kunnen je winstmarge aantasten en zorgen voor onnodige stress.
Bij TicketBuy hoef je niet bang te zijn voor onverwachte kosten. Wat je ziet, is wat je betaalt. Zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is: een succesvol evenement organiseren.
Daarnaast is één van de belangrijkste pluspunten de service en bereikbaarheid van TicketBuy. Niet lang wachten op reactie en bij spoed bellen, is allemaal geen enkel probleem!
Klaar om te starten met je ticketverkoop? Registreer je bij TicketBuy en binnen 5 minuten kun je aan de slag. Geen gedoe, geen verborgen kosten, gewoon verkopen.
Meer informatie over de tarieven van TicketBuy vind je op ticketbuy.nl/tarieven