Als je een evenement organiseert wil je natuurlijk graag en zo groot mogelijk aantal bezoekers, want een uitverkocht evenement is natuurlijk áltijd lekker!
En als dat nou zo gemakkelijk was, dan doet natuurlijk iedereen dat, dus die éne gouden tip zul je hier niet vinden. Al is het maar omdat er zo veel verschillende evenementen mogelijk zijn. Maar tips zijn er wel degelijk en die leggen we je graag overzichtelijk voor.
It’s all about the base
Om te beginnen moet je weten waarom je een evenement organiseert. Wat wil je er zelf mee bereiken en wat wil je je bezoeker bieden. En wie is dat dan; die ideale bezoeker?
Begin met je eigen drijfveer: Waarom wil je een evenement organiseren. Dat kan verschillende redenen zijn, bijvoorbeeld ‘omdat ik dat gewoon leuk vind’ maar het zal met name zijn ‘omdat we een omzet willen genereren’. En dan is het belangrijk om te kijken; wat wil je je bezoeker bieden.
De basis van je evenement móet liggen bij je bezoeker, dat is namelijk degene die ervoor zal gaan betalen en die dus aangesproken moet worden. En dan is het afhankelijk van je bezoeker, draait je evenement om muziek, kunst(uitvoering), tentoonstellen of iets anders, het kan alle kanten op. Daarom moet je je verplaatsen in de schoenen van de bezoeker; wat willen zij zien en wat willen zij beleven! Want het klinkt redelijk cliche, maar een evenement is gewoon een beleving.
Creër de beleving
Schrijver en dichter Cesare Pavese zei ooit ‘We don’t remember days, we remember moments’. En dat is een hele mooie om in gedachten te houden. Ik weet bijvoorbeeld niet meer hoe laat ik tijdens pinksteren ben opgestaan, maar wel dat Pearl Jam de hoofdact op Pinkpop was 😊.
Dus zorg dat je elementen hebt die zorgen voor herinneringen. Dat kan een hoofdact zijn op je festival, een sideact die je publiek weet te vermaken, maar ook of je bijvoorbeeld een lekker aanbod aan eten hebt op je evenement.
Inzicht in wat je bezoeker wil krijg je het beste naar boven via een gerichte marketing gericht op events. Google eens op Eventmarketing en je krijgt heel veel resultaten. Daarin zijn er veel bedrijven die het voor je willen oppakken, maar het is heel goed als je een maatwerk advies krijg waarmee je zelf aan de slag kunt gaan, zodat je die voor meerdere jaren kunt toepassen.
Maar er zijn ook een aantal zaken die je zelf kunt oppakken om je evenement uit te verkopen:
Social Media
Iedereen is tegenwoordig bijna de hele dag online, dus daar ligt een grote kans. Je zult moeten weten welke platformen je bezoekers gebruiken, zitten ze voornamelijk op Facebook (wat nog altijd een zeer groot bereik heeft), of eerder TikTok. Of is je doelgroep meer zakelijk en moet je naar LinkedIn grijpen?
De content die je gaat toepassen moet ook op je doelgroep zijn gespitst, maar de kans is groot dat je dat wel voor ogen hebt, aangezien je Event-inhoud op hen gericht is. Gaat het om bands, dan deel je releases of bijzondere (youtube) optredens. Betrek de bands dan ook, zodat zij hún achterban ook weer kunnen laten weten dat ze naar jouw event moeten gaan.
Gaat het om een bepaalde uitvoering, dan kun je soortgelijke content delen of misschien eerdere uitvoeringen.
Nodig je sprekers uit, dan is de kans groot dat zij ook al online fragmenten hebben die je kunt delen.
En bij alles: de foto’s zorgen dat een gebruiker van Social Media nu net jouw bericht gaat lezen, dus wees daar kritisch op.
Direct mailing
Heb je al mensen die zich hebben ingeschreven (Pre-registratie kan een zeer krachtig hulpmiddel voor jouw evenement zijn!) of die eerder bij een evenement van je geweest zijn, dan mag je ze (persoonlijk) per mail benaderen. Dat is toegestaan binnen de privacyregels aangezien je de mailadressen gebruikt voor eenzelfde of hetzelfde doel. Er moet echter wel altijd een mogelijkheid zijn dat bezoekers zicht uitschrijven, dus gebruik bijvoorbeeld Mailchimp of Mailjet voor deze mailings.
Maak gebruik van vroegboekkorting
Als laatste tip: korting geven als mensen vroeg een ticket kopen is voor bezoekers altijd interessant! (Nederlanders blijven Nederlanders). Een earlybird-ticket die een bepaalde korting heeft is interessant om te kopen, maar voor jou als organisatie is het ook zéér prettig om ruim vooraf al budget beschikbaar te hebben. Veel bands of sprekers vragen een betaling vooraf dus hoe eerder je je geld binnenkrijgt, hoe gemakkelijker je aan die eisen kunt voldoen!