Jij bent bezig voor je evenement, dat kan voor jouzelf zijn, voor de vereniging of voor een evenement waarbij je betrokken bent. En dan wil je ook dat er online tickets worden verkocht want er moet ook wat geld binnenkomen natuurlijk! Jij hebt alleen geen enkele ervaring daarin en wil weten wáár je rekening mee moet houden. Waar moet ik op letten bij een online ticket systeem voor evenementen?
Dat gaan wij eens even haarfijn voor je uitleggen!
iDEAL betaling
Zorg dat je een goed gevoel hebt bij de uitleg die een ticketing bedrijf (want zo heten ze) je geeft. Dat moet eenvoudig zijn want het systeem wat jij gaat gebruiken moet gemakkelijk en snel zijn. Zo moet bijvoorbeeld de iDEAL betaling door het ticketing bedrijf geregeld zijn, want als je zelf een account bij een betaalprovider moeten aanmaken loop je het risico dat je hiervoor gescreend moet worden en er een hoop zaken om de hoek komen waar je niet op zit te wachten. Het ticketing bedrijf heeft dat één keer gedaan en is er vervolgens voor al haar klanten in voorzien. Dus bespaar je die moeite!
Derdengelden rekening
Het ticketing bedrijf moet dus een eigen account hebben bij een Ideal betaling-verstrekker en bij voorkeur dat geld laten doorstorten naar een Derdengelden rekening. Dat is een rekening die notarissen bijvoorbeeld ook hebben. Daar wordt geld ‘geparkeerd’ wat in principe niet van hen is. Een notaris heeft het geld in bewaring (als tussenpersoon tussen koper en verkoper) en het ticketing bureau is precies hetzelfde. Jouw bezoeker koopt een ticket en dat geld gaat naar het ticketing bureau, die heeft dat geld in bewaring en moet het vervolgens naar jou doorstorten.
Doorstorting
En dat overmaken naar jou moet ook niet te lang duren. Er zijn genoeg verhalen van ticketing bedrijven die 1x per maand overboeken, dat de 1e maand nog niet doen om-wat-voor-reden-dan-ook en de 2e maand is er ook wat, en voor je het weet zijn ze er met jouw geld vandoor. Helaas komen we dit soort voorbeelden nog té vaak tegen in de eventwereld…
Als een ticketing bedrijf níet wekelijks kan overboeken, dan moet je jezelf gaan afvragen of het de juiste partij is voor jouw evenement.
Daarnaast wil jij snel over je geld van de online ticketverkoop kunnen beschikken, want in de voorbereiding komen er wellicht al redelijk wat kosten jouw kant op, die je met het geld van de ticketverkoop dan kunt voldoen.
Verkoop Inzage
Vrijwel alle systemen hebben het, maar wel goed om vooraf te bekijken: inzage in de verkoop. Je wil natuurlijk weten hoe de verkoop voor jouw evenement gaat, zodat je kunt bijsturen indien nodig.
Real-time inzage in deze verkoop is dan heel prettig, dus als je een eigen dashboard hebt waar je gegevens kunt inzien en wellicht ook een aantal zaken zelf kunt instellen, dan is dat wel zeer prettig. Dit alles is misschien overbodig om te vermelden, maar het is natuurlijk vervelend als je er later achter komt dat je géén inzage hebt!
BTW
Waar nog wel eens verschil in kan zitten, is in de BTW die inclusief of exclusief berekend wordt. Culturele organisaties betalen 9% BTW maar een ticketing bedrijf is géén culturele organisatie. Zij zijn een soort van software leverancier die een mogelijkheid bieden om tickets te verkopen; daar zit niets cultureels aan dus de BTW is 21%. Niet elke vereniging kan zijn BTW terugvragen dus kijk goed of er nog BTW kosten om de hoek komen die je niet verwacht had!
Gratis ticketsysteem
Als je gaat Googlen dan zie je ticketing bedrijven die aangeven een gratis ticketsysteem aan te bieden. Let op, want dat doen ze NOOIT! Die bedrijven zijn ook niet gek. Er zit iets van een kern van waarheid in maar die geldt voor alle ticketing bedrijven; Als jij je ticket voor €20,- wil verkopen en er zit €1,- aan servicekosten (kosten die je aan het ticketing bedrijf moet afdragen) aan vast, dan verkoop je je ticket toch voor €21,-. Dan betaald de bezoeker ‘jouw’ servicekosten en heb jij een ‘gratis ticketsysteem’.
Oftewel: gratis is nooit gratis, maar het kan voor jou wel kosteloos werken!
Kosten creditcard
Als er extra kosten bijkomen voor betalingen met buitenlandse rekeningen of creditcards, dan is dat niet zo gek hoor. Die kosten worden namelijk door de creditcardbedrijven ook doorberekend richting Ticketing bedrijven. Laat je daar dus niet te veel door afschrikken. Ideal betaling is in Nederland wel zeer gebruikelijk en die kosten liggen vast, dus dat moet duidelijk zijn en mag geen ongewenste verassingen achteraf opleveren.
Contracten
Een contract afsluiten met een ticketing bedrijf kan zeer prettig zijn, met name als je interessante prijsafspraken maakt voor de lange termijn. Heb je meerdere keren per jaar een evenement waarvoor je tickets wil verkopen, dan kun je aangeven dat je een prijsvoordeel wil. Een ticketing bedrijf zal dan waarschijnlijk zeggen: “Als ik met mijn prijs omlaag moet dan wil ik wel zeker weten dat je al die evenementen met mijn systeem gaat doen, dus vastleggen in een contract”.
Als dit voor jou interessant is, dan kun je dat zeker doen, maar als een ticketing bedrijf zegt dat je altijd een contact met ze moet afsluiten, dan is dat niet zo! Die keuze heb je altijd nog zelf.
Dus laat je niet in een hoekje drijven en kijk vooral naar jezelf: als je er een voordeel uit kunt halen, dan helemaal goed, zo nee dan niet te snel akkoord gaan met een contract!
KVK nummer
Sommige ticketing bedrijven willen alleen met je in zee gaan als je een KVK nummer hebt. Daar zijn ze niet toe verplicht maar het is vaak wel een veiligheid. Het is namelijk wel eens voorgekomen dat via een ticketing bedrijf geld is witgewassen! En daar zit niemand op te wachten en daarin heeft een ticketing bedrijf ook een bepaalde verantwoordelijkheid! Dus nogmaals: het is niet verplicht en zonder KVK inschrijving mag jij ook tickets verkopen, maar de vraag is helemaal niet zo gek.
Het je géén KVK en wil je een eigen evenement gaan organiseren, dan is het dus belangrijk om te weten of het noodzakelijk is bij het bedrijf waar jij zaken mee wil gaan doen.
Tickets Scannen
Als je aan de voorzijde weet wat er allemaal moet gebeuren en een ticketing bedrijf spreekt je aan, kijk dan ook even naar de achterzijde. Als jouw evenement begint dan moet je namelijk ook met zekerheid kunnen zeggen of alle gekochte tickets maar 1x gebruikt worden voor toegang! Oftewel scannen van de tickets, waarmee direct (is zéér belangrijk) het gescande ticket ongeldig wordt. Dus niemand kan zijn ticket 2x printen en daarmee 2x binnenkomen op één ticket.
En dat scannen moet ook gemakkelijk zijn voor je natuurlijk. Het kan zijn dat je scanners moet huren, die ze je toesturen en die je in bruikleen hebt en je ná het evenement weer moet terugsturen.
Gemakkelijker is als je een gratis App op je smartphone kunt downloaden die als scanner dient. Dan hoef je niets te ontvangen of te versturen, maar vraag je aan degene die gaan scannen of ze de App willen downloaden.
Bezoekersdata
Wat je ook vooraf moet bekijken: in hoeverre is bezoekersdata belangrijk voor jou. Wil je weten wie er allemaal komen, waar ze vandaan komen, wat de gemiddelde leeftijd is, welke andere evenementen jouw bezoekers interessant vinden, enzovoorts. Niet alles hoeft even belangrijk te zijn, maar dat kán natuurlijk wel.
Ticketing systemen kunnen ook bezoekersdata hebben opgebouwd, waarmee ze bijvoorbeeld mensen kunnen benaderen die vergelijkbare evenementen als het jouwe hebben bezocht, zodat ze getriggerd worden om ook naar jouw evenement te komen. En ja; dat mag! Mits het gaat om eenzelfde toepassing; je mag géén fiets proberen te verkopen aan die mensen maar je mag ze wel wijzen op interessante vergelijkbare evenementen. Die bezoekersdata kán voor jouw evenement dus interessant zijn en nieuwe mensen aanspreken.